Det siger vores kunder

Siden efteråret 2017 har Indkøbsfællesskabet IFIRS anvendt Mercells Udbudsportal til at håndtere en digital gennemførelse af udbudsprocessen.

Systemet har mange gode elementer, der gør det let at oprette og gennemføre udbud, kommunikere med tilbudsgivere, tilbudsevaluere samt udfylde og sørge for udbudsbekendtgørelser samtidig med, at alt dokumenteres.

Det er desuden IFIRS’ opfattelse, at også leverandørerne har nemt ved at anvende systemet, hvilket har stor betydning for os som ordregiver og gør markedsdialogen mere flydende.

Systemet er meget brugervenligt, og vi får altid en god og professionel support, hvis vi har behov for det.

Siden efteråret 2013 har Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B anvendt Mercells Udbudsportal til at håndtere en digital gennemførelse af udbudsprocessen inden for nogle afgrænsede ydelser, hovedsagelig udbud af istandsættelse af flytteboliger for vore boligorganisationer

Vi har internt opbygget en rutine, som optimerer og sikrer, at processen håndteres ensartet og korrekt ved hvert udbud. Vores tilbudsgivere har vænnet sig at al kommunikation i processen foregår digitalt, og det er min fornemmelse, at de også værdsætter, at den digitale platform og tilhørende proces sikre dem mod en forskelsbehandling, når bl.a. svar på spørgsmål samt øvrig nødvendig information lægges frem for alle på samme tidspunkt.

Modtagelse, og den efterfølgende evaluering, af de digitalt fremsendte tilbud i Udbudsportalen, er nemt at arbejde i, samtidig med, at der kan gives adgang til både interne og eksterne konsulenter i forløbet.

Dokumenthåndteringen og kommunikationen med tilbudsgiverne matcher de forventninger og ønsker, som vi havde i forbindelse med valg af en digital udbudsplatform.

Omlægningen til en digital indkøbsproces i Mercell er en absolut positiv oplevelse, som vi kun kan anbefale andre at påbegynde inden det bliver et lovkrav i 2018.

ATPs udbudsforretninger indeholder ofte meget store kontrakter, hvor fortrolighed, gennemsigtighed og samtidighed skal følges tæt. Logføring af alle aktiviteter og dokumentation af alle aktiviteter i forbindelse med afviklingen af udbudsforretningerne understøtter vores krav om sporbarhed ned til mindste detalje. Dette gælder både for os som ordregiver, men ikke mindst hos de mange tilbudsgivere, som deltager i vore udbud. Afgrænsning af hvilke personer, der har adgang til dele af udbuddene er krav fra ATPS side.

For 4 år siden valgte vi Mercells portal til at håndtere vores udbud digitalt, og Mercell har til fulde levet op til vores behov. Mercell har i alle faser af de udbud, som vi har afviklet, opfyldt vores krav til en professionel løsning.  Både over for os som ordregivere, men ikke mindst over for tilbudsgiverne. Det hele foregår digitalt i Mercells portal. 

Mercell formår løbende at optimere hele systemet – både i forhold til lovkravene men også i den brugergrænseflade som anvendes af os som indkøber og tilbudsgiverne, som byder på vore opgaver. Der kan stadig arbejdes med brugergrænsefladerne og logikken, men de EU-rammer som systemet kunne håndtere (fx ESPD) er også ganske komplicerede. Dette opvejes til fulde af en meget dygtig og tilgængelig kundesupport.

At opbygge en indkøbsorganisation fra bunden var den opgave, som jeg påtog mig for 3 år siden for Direktoratet for Kriminalforsorgen. Fra tidligere ansættelser indenfor udbudsverdenen kendte jeg Mercells indkøbssystem og da jeg skulle i gang med indkøbene var jeg ikke i tvivl at det var det rigtige system til at digitalisere alle indkøb.

Siden opstarten har jeg gennemført alle mine udbud i portalen. Det er svært at vurdere hvor mange ressourcer som digitaliseringen af udbudsprocesserne egentlig sparer mig for – det er det samme som at skulle svare på hvor meget tid jeg sparede da jeg lagde kuglepennen og gik digitalt. Procesbesparelsen er dog langt fra den eneste gevinst ved at gennemføre udbud digitalt. Sporbarheden og systematikken igennem hele processen er med til at sikre Kriminalforsorgen - og ikke mindst tilbudsgiverne - en større sandsynlighed for at deres tilbud er konditionsmæssige.

Systemet er integreret op imod TED database, hvor vi er forpligtet til at offentliggøre vores opgaver.
De internationale tilbudsgivere, som deltager i vores indkøbsopgaver, finder opgaverne på TED eller andre overvågningstjenester og tilgår vores materiale uden problemer.

Esbjerg Kommune begyndte i 2014 at anvende Mercell til håndtering af kommunens indkøbsopgaver, som spænder over de mange forskellige fagområder, som findes i kommunerne – møbler – buskørsel - skadedyrsbekæmpelse.

Systemet har til fulde levet op til vores forventninger. Der er rigtig mange muligheder i systemet, men det er kun ved at bruge og udnytte dem i systemet, at vi har opnået at vores forståelse af tingenes sammenhæng er blevet langt bedre. Og hvis der er noget som man var i tvivl om er der altid i arbejdstiden god hjælp at hente i Mercells support.

For hver opgave vi gennemfører har vi taget flere og flere elementer i brug.

De opgaver som vi har publiceret igennem Mercell har alle opnået en eksponering blandt potentielle tilbudsgivere som overstiger vores forventninger. Vores brug af CPV koder har fået alle forventede økonomiske aktører på banen. Fra dem har vi også kun hørt at brugervenligheden og forståelsen af processen er så forståelig at de kan fokusere på indholdet af opgaverne og ikke processen. Også fordi Mercells system er velkendt blandt de fleste tilbudsgivere.

"Ringkøbing-Skjern Kommune har efterhånden opnået en del erfaringer med brugen af Mercell’s udbudssystem gennem de udbud vi har afviklet over de seneste par år. Vi har mange forskellige typer udbud, hvor der hver gang er fokus på forskellige punkter i processen. Men hver gang har vi oplevet at Mercell’s system kan håndtere udfordringerne. Undervejs har vi haft forskellige ønsker til forbedringer og så fundet ud at vore ønsker allerede er opfyldt. 

Systemet er nemt at arbejde med og vi får altid en super god support, hvis vi har spørgsmål. At vi så sparer masser af penge og tid i processen er absolut ikke uvæsentligt. 
  
Vi kan kun sige en ting om systemet: GENIALT."